die BfGTFraktion im Rat der Stadt Gütersloh bittet sie, folgende ANFRAGE in der kommenden RATSSITZUNG am 25.08.2000 zu beantworten:

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• Archivierung bestehender Unterlagen (überführung dieser Unterlagen in optische Archive mit dem Ziel der Platzeinsparung (95%) bzw. des Zugriffs vom Arbeitsplatz aus (Recherche))
  
  
• Workflow / Dokumentenmanagement aktuelller Unterlagen / Vorgänge mit dem Ziel Vorgänge / Prozesse erheblich (Faktor 10) schneller zu machen bei gleichzeitiger Transparenz des Status eines Vorgangs. Nach Beendigung des Vorgangs kann dann später ins Archiv übergeleitet werden.
  
  
• Nutzung des Internets als Schnittstelle / Portal für die Abwicklung von Vorgängen mit Kunden (Bürgern) und Lieferanten. Proaktive Veröffentlichung ALLER Informationen die diese betreffen könnten.
  
  

Fragen:

• werden die o.a. Themen bei den internen Planungen berücksichtigt
• welche Systeme sind für die Umsetzung vorgesehen

Nach Aussagen der zentralen Steuerung, Herrn Giljohann ist beabsichtigt, die Möglichkeiten des Internets zu nutzen und den Bürger per PC den "Eintritt in das Rathaus" zu gewähren. Hier soll es Gespräche mit der INFOKOM geben.

Fragen:

• was ist im Detail geplant
• wie weit sind die Planungen
• wann kann mit den ersten Angeboten gerechnet werden
• liegt ein konkreter Zeitplan vor

Vielen Dank.

BfGT

Bürger für Gütersloh

Nobby Morkes

- E-Mail / ohne Unterschrift gültig -                                                                                                  Gütersloh, 22.08.2000

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Antwort der Stadt Gütersloh (Geschäftsbereich 1)

TOP 17 der Hauptausschuss-Sitzung am 04.09.2000

Anfrage der BfGT-Fraktion zu Archivierungs- und Workflowsystemen, Bürgerportal

hier: Antwort der Bürgermeisterin
(eingegangen bei der BfGT mit Protokoll der Hauptausschusssitzung am 26.10.2000)
Zum Stichwort elektronische Archivierung

Die Vorteile der elektronischen Archivierung sind der Verwaltung bekannt.

Im Rahmen des Zweckverbandes INFOKOM wird zur Zeit in folgenden Aufgabenbereichen am Einsatz elektronischer Archivierungssoftware gearbeitet:

+ Vermessungswesen
+ Grundbesitzabgaben
+ Kassenwesen
+ Pass- und Personalausweisanträge innerhalb des Einwohnerwesens
+ Personalwesen

Eingesetzt wird ein Produkt der Firma Computer-Equipment (CE), Bielefeld. Dieses Unternehmen ist Spezialist für Archivierungssoftware.

Im Hinblick auf die begrenzten Ressourcen bei INFOKOM und ihren Mitgliedsstädten und Gemeinden ist nur ein schrittweises Vorgehen möglich. Den größten Aufwand erfordert die Anpassung der Anwendungssoftware an die Erfordernisse der elektronischenArchivierung (Datenübergabe, Schnittstellenprogrammierung).

Zum Stichwort Workflow / Dokumentenmanagement-Systemen

Mittelfristiges Ziel ist selbstverständlich, die Informationen der elektronischen Archivierung in ein verwaltungsspezifisches Workflow-Konzept einzubinden.

Kurze Information für die Nicht-Experten:
Workflow-Systeme sollen - vereinfacht ausgedrückt - zum sog. papierlosen Büro führen, d.h. alle Schritte einer Fallbearbeitung werden elektronisch abgewickelt. Beispiel: Der Bauantrag wird in elektronischer Form aufgenommen, die Weiterleitung an andere Stellen erfolgt elektronisch, die Stellungnahmen, Bewertungen, Entscheidungen werden elektronisch verfasst, Bearbeitungsvermerke bis hin zur Unterschrift werden elektronisch geleistet, die gesamte Bauakte einschließlich Karten, Plänen und anderem besteht nur in elektronischer Form.

Auch hier kann nur ein schrittweises Vorgehen in Betracht kommen.

Dieses schrittweise Vorgehen ist innerhalb der INFOKOM beschlossene Sache. Über die Prioritäten bei dieser ,,Jahrzehntsaufgabe" wird noch gesprochen werden müssen. Nach meiner Auffassung sollte mit Bereichen begon-nen werden, in denen am schnellsten spürbare Wirkung zu erwarten ist (z.B. wesentliche Bearbeitungszeiteinsparungen, Personaleinsparungen, sofort erkennbare Nutzensteigerungen für den Bürger). Wir werden dies der INFOKOM vorschlagen. Vorrang hat jedoch zunächst die elektronische Archivierung.

Zum Stichwort Internet als Schnittstelle / Portal für die Bürger

Die Bürgermeisterkonferenz des Kreises Gütersloh hat am 7. Juni dieses Jahres die Bildung einer Projektgruppe zu diesem Thema beschlossen. Die Projektgruppe soll eine detaillierte Projektskizze entwickeln. Eine erste Zusammenkunft der Gruppe, in der bereits Beispiele deutscher und ausländischer Bürgerportale vorgeführt wurden, hat stattgefunden.

Ein Internet-Portal für den Kreis Gütersloh soll allen Bürgerinnen und Bürgern, Institutionen und Unternehmen den Zugang zu den elektronischen Angeboten des Kreises Gütersloh und seiner Gemeinden eröffnen. Und nicht nur zu diesen: Auch die Angebote andere Behörden und Institutionen (z.B. Gerichte, Arbeitsverwaltung, Finanzverwaltung, Banken) können einbezogen werden. Dabei geht es nicht nur um Informationsangebote, sondern auch um interaktive Nutzungen (z.B. Antragstellung am Bildschirm).

Gedacht wird an ein Bürgerportal von der Art, welches die Fachleute als ,,Life-Event-Portal" bezeichnen, auf deutsch mit ,,Lebenslagen-Portal" beschrieben. Bei dieser Gestaltung von Internet-Portalen werden dem Bürger keine Kenntnisse der Verwaltungsorganisation und -zuständigkeit abverlangt. Beispiel: Will ein Elternpaar sein Kind für einen bestimmten Kindergarten anmelden, muss es nicht wissen, dass dieses Angebot unter der Organisationseinheit ,,Fachbereich Jugend" zu finden ist. Es wählt im Stichwortverzeichnis den Begriff ,,Kindergarten" und wird durch Anklicken automatisch mit der Seite verbunden, die ihm die Anmeldung in der Stadt und dem Kindergarten seiner Wahl ermöglicht.

Es ist ohne weiteres ersichtlich, dass ein solches Portal Daten und Serviceangebote aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Quellen und Kanälen an einem Punkt sammeln muss. Bisher fungiert überwiegend die sog. Homepage der einzelnen Gebietskörperschaften als Portal für die öffentliche Verwaltung. Ein gemeinsames ,,Lebenslagen"-Portal aller Gebietskörperschaften im Kreis Gütersloh erscheint aber sinnvoll.

Zu den Fragen der BfGT nach ersten Angeboten und konkreten Zeitplänen kann zur Zeit noch nichts gesagt werden. Das Angebot eines Softwarehauses für die Erarbeitung einer Konzeption liegt vor. Die Prüfung ist noch nicht abgeschlossen. Ich darf aber schon jetzt darauf hinweisen, dass dies alles nicht ohne beträchtliche Investitionen und Kosten zu erreichen ist, denen keineswegs sofort und unmittelbar Einsparungen (z.B. beim Personal) gegenüberstehen.

Bei allem stellt sich der Aufbau des Portals selbst noch als der einfachste Schritt dar. Die Software in den Verwaltungen internetfähig zu machen, wird viel mehr kosten Zeit, Personal und Geld. Und schlleßlich wird der Betrieb des Portals nach heutiger Einschätzung mindestens 2-4 Stellen auf Dauer bei der INFOKOM und ihren Mitglledsge-meinden insgesamt erfordern.